困ったビジネスメール
日経新聞の2007/03/31付土曜版（Nikkei プラス1）には、「困ったビジネスメール」について会社員1000人に取ったアンケートが紹介されていた。
- 件名がいつまでも「Re: ○○○」のまま
- 件名が空欄になっている
- メールの返信が常に遅い
- 本文に改行がなく、読みづらい
- 「CC」の多用で関係のないメールが増えた
- 「CC」送信でほかの送り先がわかってしまった
- 大量のデータを了解なく送信してくる
- 必要以上に「開封確認要求」をつけて送信してくる
- 近くの席にいるのに社内メールだけで用事を済ませる
- 「お知らせ」「先日の件」など件名が抽象的
件名がいつまでも「Re: ○○○」のまま
全く違う用件なんだけど、メールの宛先をそのまま使いたくて「返信」で返してしまうみたいだ。アドレスを入力するのは結構面倒なので気持ちは良く分かる。「同じ宛先に新規メール」という操作が出来ればいいのに。記事では「主題が変わったら件名は書き換えた方がよい」とアドバイスされているが、このアドバイスは困る。メールソフトを「スレッド表示」にしていると、件名が違っていても元のメールにくっついてしまう。
返信が付く度に、メールのタイトルに「RE: RE: ○○○」「RE: RE: RE: ○○○」とRe:が増えていく事がある。こんな時、自分が抑えられなくて「Re: Re: Re:のRe: ○○○」とか付けてしまう事も。
メールの返信が常に遅い
記事のコメントは「仕事が遅いと思われる」。鬱陶しくて返信したくない事も良くあるけど。
「CC」の多用で関係のないメールが増えた
あいつからのメールは自動振り分けで全部「ゴミ箱」にぶちこみたい、という奴が二、三人いる。
最近、メールの自動振り分け設定を大幅に変更。
- 旧：案件毎にフォルダを作成、タイトルに含まれるキーワードで自動振り分け
- 新：人毎にフォルダを作成、送信元のメールアドレスで自動振り分け
一日に受け取るメールの件数が多いと、以前の方法では頭が混乱していた。新しい方法だと、質問に対する返事が別々のフォルダに入ってしまう欠点があるが、「この人の抱えているあの案件の話」というのが頭にすんなり入ってすごく具合がいい。
